اهمیت استفاده از سربرگ در مکاتبات رسمی
اگر تا به حال نامه یا سند حقوقی را از یک شرکت بزرگ و معتبر یا سازمانهایی مانند بانک دریافت کرده باشید، کاغذهایی را میبینید که نشان برند و اطلاعاتی از شرکت مبدا روی آنها چاپ شده است. این حاشیههای زیبا همان سربرگهای اداری هستند. بسیاری از شرکتها تصور میکنند که چاپ سربرگ برای نامههای اداری، فقط مخصوص برندهای بسیار بزرگ و شناخته شده است. در حالی که این اقدام کوچک، میتواند تاثیرات مثبت بسیاری بر برند و هویت شما داشته باشد.
مزیت های استفاده از سربرگ
ایجاد اعتبار برند
تصور کنید یکی از مدیران ارشد در یک سازمان، نامهای بدون نشان را دریافت کند که ادعا میشود توسط شرکت شما ارسال شده است. حتی با وجود نوشتن نام با خودکار یا به صورت تایپی، آیا این نامه معتبر و مهم به نظر میرسد؟ پاسخ این سوال کاملا واضح است. چراکه با وجود تنوع در امکانات چاپی، ارسال نامه و یا اسناد مهم اداری بدون درج نشان برند، کاری غیر حرفهای به نظر میرسد.
این روزها حتی در سازمانهای بسیار کوچک و استارتاپها نیز برای بسیاری از ارتباطات با شرکتهای دیگر، از نامه کاغذی استفاده میشود. ارسال نامه با سربرگ اداری نه تنها هویت و شخصیت برند شما را مهم و ممتاز جلوه میدهد، بلکه به ایجاد یک تصویر حرفهای و شیک از شما در ذهن گیرنده نامه منجر خواهد شد. به همین دلیل میتوانید با چاپ سربرگ سادهای شامل لوگو، رنگ برند و اطلاعات مختصر، شخصیت سازمان خود را مقابل دیگر برندها حفظ کنید.
ابزاری غیرمستقیم برای کمک به بازاریابی
استفاده از سربرگ برای برقراری ارتباط با مشتریان احتمالی، به عنوان ابزاری قدرتمند برای بازاریابی عمل میکند. هنگامیکه مشتری یا فرد مورد نظر در سازمان دیگر نامه شما را دریافت میکند، نام، رنگ و نشان برند اولین المانهای بصری هستند که توجه او را به خود جلب میکند.
نام و حوزه کاری شما با این جلب توجه بصری تا مدتها در خاطر افراد میماند. این اتفاق باعث میشود که هنگام نیاز به خدمات شما پیش از هر انتخابی، برندتان را جستجو یا با مجموعه شما ارتباط برقرار کند. جابجایی اسناد و نامهها با چاپ سربرگ a4 به طور غیرمستقیم، نام شما را به گوش مشتریان خواهد رساند.
از طرفی درج اطلاعات مختصری مانند شماره تماس یا آدرس شرکت در برقراری ارتباط سریعتر و بهتر مشتریان با شما موثر است.
نظمدهی به آرشیو مکاتبات اداری
حتی اگر کسب و کار کوچکی داشته باشید، روزانه ناچار به استفاده از کاغذهای بسیاری در شرکت هستید. تصور کنید که به یکی از اسناد اداری مهم نیاز دارید و این نامه روی میز یکی از اعضای غایب شرکت است. پیدا کردن این سند مهم میان دیگر کاغذهای آرشیو شده، میتواند فرایندی پیچیده و با ریسک بالا باشد.
بهترین راه حل در این شرایط، نگارش نامهها و اسناد مهم و رسمی در کاغذهای سربرگدار است.
آرشیو کردن برگههای رسمی و مهم با این روش بسیار ساده است و همه افراد سازمان نیز به سادگی آنها را تشخیص خواهند داد.
اسناد اداری با سربرگ شرکت؛ نامههایی قانونی و قابل استناد
یکی از کاربریهای اسناد اداری با سربرگ، اعتبار بخشیدن به محتوای نامه است. وجود نام برند و نشان کسب و کار شما مانند یک امضای مهم و یک قول پایدار در هر کاغذ مینشیند. به این ترتیب مشتریان و افرادی که مخاطب نامه هستند سادهتر به شما اعتماد خواهند کرد. همچنین در صورت بروز مشکلات حقوقی و قانونی، اثبات مطالب درج شده توسط شما در اسناد سربرگدار سادهتر خواهد بود.
افزایش جذابیت بصری برند
ممکن است در نگاه اول تصور کنید که استفاده از زیباییهای بصری در شروع یک کسب و کار، چندان ضروری نیست. اما بررسیها نشان میدهد که میزان اعتماد و علاقه به برندهایی که به جزئیات و زیباییهای بصری توجه میکنند، بیشتر از برندهای سنتی بسیار معتبر است.
با بررسی نتایج ماندگاری برندها میتوانید مطمئن شوید که طراحی و چاپ لوگو و استفاده از جزئیات منحصر به فرد مانند سربرگ اختصاصی علاوه بر ایجاد اعتبار، شما را به یک برند خوش سلیقه، دقیق و جزئینگر تبدیل میکند.
یک سربرگ اداری خوب چه ویژگی هایی دارد ؟
جنس کاغذ مناسبی را برای سربرگ های اداری انتخاب کنید
یکی از مهم ترین و بهترین ویژگی های یک سربرگ مناسب و استاندارد اداری این است که جنس مناسبی داشته باشد. نازکی بیش از حد کاغذهای سربرگ علاوه بر مقاومت کم و آسیب دیدن در حین مطالعه، نمای ظاهری مناسبی هم ندارد.
علاوه بر این نکته، رعایت تعادل برای نازکی و ضخامت یک سربرگ مناسب می تواند تا حد زیادی به وجهه مناسب سربرگ کمک کند، پس حتما در هنگام سفارش چاپ سربرگ به ضخامت آن نیز توجه داشته باشید.
سایز مناسب سربرگ
یکی دیگر از نکات مهمی که حین سفارش سربرگ باید به آن توجه داشته باشید، سایز مناسب آن است. توجه داشته بشید که به صورت عرف مرسوم، سایز a5 به عنوان سایز مناسب برای نگارش نامه های اداری و همچنین سایز سربرگ a4 به عنوان دومین اندازه مرسوم برای نامه ها و درخواست های اداری مورد استفاده قرار می گیرد به همین دلیل پیشنهاد می شود که در صورت سفارش و چاپ سربرگ ها حتما از این دو سایز متعارف استفاده کنید تا نامه شما شکل و فرم اداری مناسبی داشته باشد.
رنگ برند خود را در طراحی سربرگ به کار ببرید
یکی دیگر از ویژگی های مهم سربرگ های اداری این است که رنگ و نمای مناسبی داشته باشد. شما می توانید در هنگام طراحی سربرگ اداری خود، رنگ غالب سربرگ را رنگ برند خود انتخاب کنید تا به این صورت نمای ظاهری کاغذ متناسب با هویت برند شما طراحی شود.
از لوگوی خود در سربرگ های سفارشی استفاده کنید
نکته بعدی که باید به عنوان یک ویژگی مهم در نظر داشته باشید، این است که حتما از لوگو برند خود در نمای پشت و روی کاغذ استفاده کنید.
با توجه به اینکه نامه اداری و یا قرارداد پرینت شده روی سربرگ ها برای ارگان ها و سازمان ها ارسال می شود، وجود لوگوی شما می تواند برگه نامه شما را از سایر نامه ها متمایز کند و مهم تر از همه باعث می شود که شما ویترین مناسبی برای معرفی برند خود داشته باشید.
نام شرکت و شماره تماس را به عنوان محتوای متنی سربرگ در نظر بگیرید
بسیاری از افراد برای چاپ سربرگ اداری و یا چاپ کارت ویزیت خاص، تنها به طرح گرافیکی آن توجه می کنند در صورتی که محتوای متنی کوتاه و مختصر روی سربرگ ها می تواند تاثیر شگفت انگیزی روی پاسخ سریع نامه داشته باشد.
توجه داشته باشید که می توانید نام شرکت، شماره تماس، ایمیل و حتی آدرس خود را با فونت ریز اما خوانا در سربرگ درج کنید. به این صورت شخصی که نامه را مطالعه می کند اطلاعات قابل دسترسی تری برای ارسال ایمیل، نامه و حتی ارتباط تلفنی با شما پیدا خواهد کرد.
طراحی پشت سربرگ ها از یاد نبرید
بسیاری از افراد هنگام سفارش سربرگ تنها صفحه ای که قرار است محتوا در آن درج شود را مورد توجه قرار می دهند. در صورتیکه فضای خالی پشت سربرگ ها بهترین جا برای طراحی های خاص به حساب می آید و می تواند سربرگی متفاوت و خاص را به وجود آورد.
در هنگام سفارش برای طراحی سربرگ، از فضای پشت کاغذ برای طرح های فوق العاده که به هویت برند شما مرتبط است استفاده کنید و سربرگ های خود را خاص و منحصر به فرد طراحی کند.